Minden dolgozó embernek ismerős az érzés, amikor úgy ér véget a munkanap, hogy csak egy részét sikerült elvégezni az eltervezett feladatoknak. Ilyenkor jön a kellemetlen túlóra, vagy ha arra nincsen szükség, ránk telepszik a rossz érzés, amiért eredménytelennek tűnik a napunk. Mit lehet tenni ez ellen? Sorra vettük a munkahelyi időrablókat, amiket megpróbálhatunk kiiktatni.
1. E-mail labirintus
Ha jól használjuk, az e-mailezés meggyorsíthatja a munkánkat, hiszen egyszerűen és gyorsan tudunk kapcsolatot teremteni és beszerezni a szükséges információkat általa.
Ugyanakkor ha rosszul használjuk, éppen ellenkezőleg, gátja lehet a hatékony munkavégzésnek. Ha csak a valójában szükségtelen „bürokrácia” erősítésére szolgál, akkor rengeteg időt és energiát elvehet, ami mind az aktív munkavégzés terhére íródik.
Elemzések szerint egy átlagos irodai dolgozó napi egy órát fordít a munkaidejéből csak e-mailek írására, de magasabb pozíciókban ez akár három órára is rúghat. Mindenhogyan sok.
2. Nincsen tervünk
Könnyű beleesni abba a csapdába, hogy nem tervezzük meg a napi vagy a heti feladatainkat, mondván, úgy is fejben tudjuk tartani azokat, sőt még a fontossági sorrendet is meg tudjuk határozni anélkül, hogy papírra vetnénk azt.
Valószínűleg ez működne is, ha egy munkahelyen nem lennének ad hoc feladatok, nem esne be gyakran egy-egy előre nem látott meeting, megoldandó probléma vagy telefonhívás, ami borítja az egész tervet.
Fejben innentől könnyű elveszíteni a fonalat, ellenben ha magunk előtt látjuk leírva, milyen teendőink vannak, jobban tudunk priorizálni.
3. Túl sok a figyelemelterelő tényező
Nyitott irodában kénytelenek vagyunk egy légtérben dolgozni több kollégával is. Ilyenkor néha talán észre sem vesszük, de hosszú percekre elvonhatja a figyelmünket a munkáról, ha valamelyik munkatársunk sztorizni kezd a hétvégéről vagy valamilyen problémájáról.
Még akkor is, ha nem kapcsolódunk bele a beszélgetésbe, biztosan odafigyelünk ahelyett, hogy a dolgunkkal foglalkoznánk. Ilyen munkakörnyezetben érdemes fejhallgatót használnunk, és elnyomni a külső zajokat. Azért arra figyeljünk, hogy ne maximum hangerőn használjuk, mert azt azért nem árt észrevenni, ha közben hozzánk szólnak.
4. Körülményes kommunikáció
Az e-mailezéshez hasonlóan hosszú órákat is elvehet egy dolgozó napjából, ha körülményes a kommunikáció. Végeláthatatlan meetingek, megbeszélések húzhatják az időt sokszor a kívánt eredmény nélkül. Ennek megelőzése érdekében fontos, hogy elősegítsük a lényegre törő, célravezető egyeztetéseket.
Ne hagyjuk, hogy elbeszéljünk egymás mellett, vagy elterelődjön a téma a fókuszról. Ezért mindig figyeljünk oda, és ha kell, finoman irányítsuk a beszélgetést.
5. Rossz az időbeosztásunk
Végül a legkézenfekvőbb probléma, ha mi magunk nem tudjuk hatékonyan kezelni a feladatainkat. Ez adódhat abból, ha elveszünk a részletekben, túl sok figyelmet szentelünk egy, a végeredmény szempontjából kevésbé fontos részfeladatnak. Meg az is lehet az oka, ha halogatjuk a teendőket. Amit lehet, azt végezzük el egyből, amikor van időnk rá.
