A technika, azon belül is a számítástechnika, az informatika rohamos fejlődésével kialakult egy sajátos közösség, amely az innováció és a technológia legújabb vívmányainak használatával érintkezik, kommunikál. Ők az internet felhasználóinak közössége.
Bár a közösség tagjai a világ minden tájáról, a legkülönbözőbb szokás- és normavilágokból érkeztek az utóbbi időben kialakult egy sajátos szabályrendszer, viselkedési kódex, amelyet minden internet felhasználó igyekszik betartani. Ez a netikett.
Minden emberek által alkotott közösségben, társaságban, amelynek tagjai tartósan vagy rendszeresen együtt vannak, kialakul egy íratlan viselkedési normarendszer, amit mindenki -aki a közösség tagja kíván lenni vagy maradni- igyekszik betartani. A szabályszegéseket az így kialakult csoport tagjai valamilyen módon – legsúlyosabb esetben a társaságból való kizárással – szankcionálják.
Hivatalos levelezés az interneten
Az internet egyik legnépszerűbb, legtöbbek által használt funkciója az elektronikus levelezés (e-mail). E-mail váltása történhet ismerősök, barátok között, de ma már az sem ritka, ha valaki a hivatalos levelezését vagy annak egy részét az interneten végzi, hiszen üzleti partnereinket, sőt akár hatóságokat, állami szerveket is megkereshetünk e-mailben.
A hivatalos ügyben megírt elektronikus leveleink formája megegyezik az írott hivatalos leveleinek formájával (megszólítás, bekezdésekre tagolás, levél lezárása). A levél stílusa visszafogott, tiszteletteljes legyen, ilyenkor általában magázódunk, különösen olyan esetben, ha a levél címzettjével még nem találkoztunk személyesen, nem beszéltünk telefonon, még akkor is, ha a róla a virtuális térben kialakított kép alapján esetleg fiatalosnak, lazának gondolhatjuk.
Természetesen a későbbiekben egy üzleti partnerrel, akivel gyakran váltunk levelet kialakulhat egy közvetlenebb stílus, de az elején mindig maradjunk a távolságtartásnál, a túl laza közeledés esetleg komolytalannak, meggondolatlannak tüntethet fel bennünket.
A noreply jelentése és a helyes címzés fontossága
A pontos címzés az elektronikus levezésben is nagyon fontos, hivatalos leveleinknél fokozottan figyelni kell arra, hogy a levél helyes címre érkezzen, hiszen akár fontos határidőt vagy megrendelési, üzleti lehetőséget szalaszthatunk el egy rossz helyre küldött e-maillel. Arra is érdemes odafigyelni, hogy vannak olyan szervezetek, amelyek több e-mailcímet is használnak.
Ezek között lehetnek olyanok is, amelyekben szerepel a „noreply” angol nyelvű kifejezés, ami annyit jelent, hogy erre a címre nem lehet automatikusan, a levelezőprogram válasz gombjára kattintással válaszolni. Ilyen esetben az e-mail szövege tartalmaz egy másik e-mailcímet, amire elküldhetjük a hozzánk címzett levéllel kapcsolatos észrevételünket, válaszunkat.
Így csináld, hogy senki ne tudja megváltoztatni a közlésed tartalmát
Amennyiben elektronikus üzenetben olyan nyilatkozatot, hozzájárulást szeretnénk küldeni, amelynek tartalma fontos, hogy változatlan maradjon, akkor azt inkább csatolmányként küldjük, pdf formátumban. A szövegszerkesztő programokban is be lehet állítani olyan mentési funkciót, hogy rajtunk kívül más utólag már ne módosíthassa azt, amit írtunk. Arra is érdemes odafigyelni, hogy sok szervezet, hatóság postafiókja csak korlátozott méretben tud küldeményeket fogadni. Amennyiben tehát levelünkhöz több anyagot is kell mellékelnünk – például egy hatósági bejelentéshez a szöveges dokumentum mellett képeket is küldenénk – csak a legszükségesebb állományokat csatoljuk.
Magáncélú üzenetváltás e-mailben
Magánlevelezésben már sokkal kötetlenebben írhatunk ismerőseinek, barátainknak. Írás közben bátran használhatunk rövidítéseket, a betűk és a számok mellett több karakterből összeállított jeleket, azaz emotikonkat, amelyek kifejezhetik érzelmeinket, érzéseinket.
Van azonban néhány szabály, ajánlás, amelyet érdemes itt is figyelembe vennünk
Az elektronikus levelezés egyik fő előnye a hagyományossal szemben a gyorsaság, a gördülékenység, ezért elektronikus levelezésünkben is törekedjünk ezeket érvényesíteni. Az e-mail tárgyát mindig pontosan határozzuk meg, lehetőség szerint derüljön ki belőle, hogy egy rövid baráti érdeklődésről, egy hosszabb beszámolóról lesz szó, vagy esetleg közeli határidőre hívjuk fel a címzett figyelmét.
Az utóbbi esetben ugyanis nagyon fontos, hogy a címzett minél előbb tudomást szerezzen a levél tartalmáról, az előbbi esetekben pedig inkább az a meghatározó, hogy az üzenetet megfelelő körülmények között nyithassa meg és olvashassa. Nem biztos, hogy levelező partnerünk egy néhány perces várakozás alatt kellő figyelemmel bele tud merülni egy nyaralásról szóló beszámolóba, viszont ez az idő éppen ideális lehet arra, hogy felhívja a figyelmét egy közelgő eseményre, határidőre.
Amikor mellékletet is csatolsz
Érdemes szintén a tárgyban vagy legalább az e-mail szövegében jelezni, ha több vagy nagyobb méretű mellékletet küldünk. Nagyszámú csatolmány esetén előfordulhat, hogy a címzett beállításai miatt olyan nézetben kapja meg az üzenetet, hogy nem lát minden csatolmányt egyszerre a képernyőn, így esetleg elmulaszt megnyitni néhányat.
Ciki, ha annak is válaszolsz, akinek nem kéne
Magánlevelezésünkben is nagyon fontos odafigyelni a pontos címzésre, valamint arra, hogy mindig a levelezőprogram megfelelő funkcióját használjuk. Mielőtt automatikusan a válasz gombra kattintanánk, érdemes ellenőrizni, hogy az üzenet, amire válaszolni szeretnénk, csak nekünk érkezett, vagy vannak más címzettek is és döntsünk arról, hogy nekik is el lehet-e, el kell-e küldeni a válaszunkat.
Egyes levelezőprogramokban lehetőség van arra, hogy kiválasszuk azt, hogy csak a feladónak válaszolunk (Válasz), vagy mindenki másnak is, aki az eredeti levél címzettje volt (Válasz a feladónak és az összes címzettnek).
Re és Fw
Válaszlevél esetén a tárgysorban automatikusan megjelenik a „Re” szó; ez az angol reply (válasz) szó rövidítése. Amennyiben egy levelet továbbítani szeretnénk – ilyenkor a tárgysorban a „Fw” szó jelenik meg, ami az angol forward (előre) szóra utal – mindenképpen nézzük meg, hogy szükség van-e a teljes levél továbbítására, a továbbított levél nem tartalmaz-e olyan érzékeny adatot, amelyet a levél feladója nem akar harmadik személy tudomására hozni. Arra is mindig figyeljünk, hogy a továbbított levél sokszor tartalmazza azt az e-mailcímet, amelyről az elektronikus levél hozzánk megérkezett, valamint azokat a címeket, amelyekre a levelet rajtunk kívül még elküldték. Ez egy többszörösen továbbított levél esetében akár sok-sok e-mailcím is lehet. Ha nem feltétlenül szükséges, akkor az e-mailcímeket tartalmazó részeket ajánlatos törölni a továbbított levelezésből, nehogy adathalászathoz szolgáltassanak alapot.
Az érzékeny adatok védelmében
Nagyon fontos, hogy bankszámla adatokat, személyes hozzáférést biztosító azonosítókat és jelszavakat soha ne továbbítsunk e-mailben, akkor sem, ha azt egy hozzánk közelálló, megbízható személy részére küldjük. Egyrészről nem tudhatjuk, hogy hol, milyen körülmények között fogja megnyitni az üzenetet, esetleg egy zsúfolt járművön, várakozóhelyiségben, ahol nem tudja kontrollálni azt, hogy ki néz bele az elektronikus eszközébe, miközben az üzenetünket olvassa.
Emellett a mai technológiai fejlettség mellett az is előfordulhat, hogy a postafiókot szándékosan feltörik és illetéktelen személyek így jutnak hozzá olyan szenzitív adatokhoz, amelyekkel aztán visszaélnek.
