Az irodai munka legnagyobb veszélye éppen a legjobb tulajdonsága: a szabadság. Mivel maga a munkafolyamat nem olyan látványos, mint például gyári munka esetében, a kontroll is kisebb, így könnyen el lehet veszni a feladatok tengerében. 4 tipp, hogyan legyünk hatékonyabbak!
1. Kezdjük a legnehezebb feladattal!
Mindegy, hogy milyen munkakörről beszélünk, minden szakmában vannak „muszáj feladatok”. Azok, amelyeknek az elvégzése hozzátartozik a feladatkörünkhöz, de abban semmiféle élvezeti értéket vagy motivációt nem tudunk felfedezni. Rosszabb esetben még félünk is tőle valamilyen korábbi kellemetlen tapasztalat miatt. Hajlamosak vagyunk ezeket a feladatokat tolni magunk előtt, mint a hókotró autó a januári havat – mindig találunk fontosabb elfoglaltságot, csak azzal a bizonyossal ne kelljen még foglalkozni. Ezzel az a baj, hogy tudat alatt a rabjává válunk, nem tudunk szabadulni a gondolattól, hogy előbb-utóbb muszáj megcsinálnunk. Mindez károsan hat a teljesítményünkre, így jobb a legnehezebb feladatokon mielőbb túlesni, hogy aztán felszabadultan végezhessük tovább a munkánkat!
2. Ne vállaljunk el mindent gondolkodás nélkül!
Lelkiismeretes személyiségek gyakran beleesnek abba a hibába, hogy mindenre igent mondanak, mert félnek attól, hogy ha nem vállalnak el valamit, akkor mit gondolnak majd róluk. Van azonban ezzel kapcsolatban egy alapszabály: ha mindenkinek meg akarunk felelni, végül senkinek sem fogunk. A nap mindenkinek csak 24 órából áll, a munkanap pedig csak 8-ból, és ha túlvállaljuk magunkat, annak végeláthatatlan rohanás és kudarc lesz a vége. A tapasztalatok azt mutatják, hogy egy munkanapot érdemes úgy beosztani, hogy legyen benne 1,5-2 óra, ami nincsen előre lekötve, mert annyira szükség van a váratlan, ad hoc feladatok miatt.
3. Írjuk le, milyen feladatok várnak ránk!
Képzeljünk el egy esküvőt előre megírt forgatókönyv nélkül! Garantált, hogy senki nem lenne ott és akkor, ahol és amikor lennie kellene, eluralkodna a káosz. Ugyanez a helyzet a munkával is: ha nincsen jól megszervezve, akkor bele fogunk kicsit ebbe is, kicsit abba is, de biztosan nem haladunk olyan hatékonyan, mintha kontrollálva lenne. Önellenőrzésnek pedig a feladatlista a legkiválóbb megoldás. Nap elején írjuk össze a várható teendőinket, állítsuk őket fontossági sorrendbe, határozzuk meg, melyikre mennyi időre van szükségünk, aztán már csak annyi dolgunk van, hogy tartsuk magunkat a tervhez.
4. Tartsunk szünetet munka közben!
Vannak, akik akár négy-öt órán keresztül fel sem állnak a munkaállomásuktól, mondván, hogy annyi dolguk van, nem tehetik meg. Ez persze nem is állhatna távolabb a valóságtól. Kutatások kimutatták, hogy a folyamatosan dolgozó ember hatékonysága óráról órára csökken, így hiába nem tart valaki szünetet, igazából egyre lassabban halad. Ellenben ha az ebédszüneten kívül beiktatunk még két felfrissülést szolgáló szünetet, ami kicsit hosszabb annál, hogy meglátogatjuk a mosdót, újult erővel, hatékonyabban tudunk visszalendülni a munkába. Nem órákra kell gondolni persze, de egy kis friss levegő, kis mozgás csodákra képes.
